Angebote und E-Mails mit ChatGPT schreiben

Das Wichtigste in 60 Sekunden

ChatGPT schreibt gute Texte, wenn Sie Rolle, Aufgabe, Kontext und Format vorgeben. Positionen und Preise liefern Sie selbst.
Legen Sie eine Textbaustein-Datei an und hängen Sie sie an jeden Prompt. Dann klingt das Ergebnis nach Ihnen.
Die Grenzen: keine Preise, erfundene Positionen, Datenschutz, Copy-and-paste, kein PDF im Briefkopf, lernt nichts dazu.
Ab drei bis fünf Angeboten pro Woche lohnt sich ein eigener Agent mit Ihrer Preisliste.

So schreiben Sie ein Angebot mit ChatGPT

Das Prinzip ist die Prompt-Formel, die wir in jedem Seminar üben: Rolle, Aufgabe, Kontext, Format. Für ein Angebot sieht das so aus:

Rolle: Du bist Büroleitung eines Dachdeckerbetriebs mit 8 Mitarbeitern im Saarland.

Aufgabe: Schreibe den Anschreibentext und die Leistungsbeschreibung für ein Angebot. Die Positionen und Preise trage ich selbst ein.

Kontext: Der Kunde (Familie, Einfamilienhaus, Baujahr 1978) hat nach einer Neueindeckung mit Tonziegeln angefragt, inklusive Dämmung und neuer Dachrinne. Besichtigung war am Dienstag. Unsere Textbausteine hängen an.

Format: Anschreiben mit 4 Sätzen, dann je Position zwei Sätze Leistungsbeschreibung, sachlich, Sie-Form, kein Werbeton.

Drei Dinge machen den Unterschied zwischen einem brauchbaren und einem peinlichen Ergebnis:

Textbausteine anhängen. Legen Sie einmal eine Datei mit Ihren Standardformulierungen an: Anschreiben, Leistungsbeschreibungen, Zahlungsbedingungen, Gewährleistung. Die hängen Sie an jeden Prompt. Ohne sie klingt jedes Angebot wie ein Werbeprospekt.
Positionen selbst eintragen. ChatGPT kennt Ihre Preise nicht. Lassen Sie es Texte schreiben, nicht rechnen.
Gegenlesen wie bei einem Azubi. Jede Zahl, jede Zusage, jeder Fachbegriff. Das Ergebnis ist ein Entwurf, kein Angebot.

Drei Muster-Prompts für E-Mails

Bei E-Mails ist ChatGPT noch stärker, weil es keine Preise braucht. Drei Prompts, die im Büroalltag ständig gebraucht werden:

Anfrage beantworten: „Antworte auf die folgende Kundenanfrage. Bedanke dich, bestätige, dass wir das Gewerk anbieten, schlage zwei Besichtigungstermine vor (Dienstag oder Donnerstag nächste Woche, nachmittags) und frage nach der Adresse. Sie-Form, kurz, freundlich, kein Ausrufezeichen. Anfrage: [Text einfügen]“
Nachfassen: „Schreibe eine kurze Nachfass-Mail zu unserem Angebot vom [Datum] über [Leistung]. Frage, ob noch Fragen offen sind, und biete ein Telefonat an. Kein Druck, keine Rabatte. Drei Sätze.“
Absagen: „Schreibe eine höfliche Absage an einen Kunden, dessen Anfrage wir aus Kapazitätsgründen in den nächsten drei Monaten nicht annehmen können. Bedanke dich, nenne den Grund ehrlich, biete an, ihn im Frühjahr wieder anzusprechen. Sie-Form, warm, kurz.“

Für alle drei gilt: In ein privates ChatGPT-Konto gehören keine Kundennamen und keine Mailadressen. Arbeiten Sie mit Platzhaltern oder nutzen Sie ein Firmenkonto, siehe ChatGPT im Unternehmen: Welche Version, was es kostet, was erlaubt ist und die 7 Datenschutz-Regeln.

Die fünf Grenzen von ChatGPT bei Angeboten

Es kennt Ihre Preise nicht. Und es sagt Ihnen nicht, dass es sie nicht kennt. Fragen Sie nach einem Preis, bekommen Sie eine plausible Zahl. Das ist bei Angeboten die gefährlichste Eigenschaft.
Es erfindet Positionen. Bitten Sie um eine „vollständige Leistungsbeschreibung“, ergänzt ChatGPT gern Positionen, die Sie nie angeboten haben, oder lässt welche weg, die Sie immer anbieten.
Datenschutz hängt am Konto. Mit privatem Konto dürfen keine Kundendaten hinein. Für ein Angebot brauchen Sie aber Name, Adresse und Objektdaten.
Copy-and-paste bleibt. Text aus dem Chat in Word, Positionen aus der Preisliste, Briefkopf einfügen, als PDF speichern, Mail schreiben, anhängen. ChatGPT spart Ihnen das Formulieren, nicht den Ablauf.
Es lernt nichts dazu. Was Sie heute korrigieren, ist morgen vergessen. Jedes Angebot fängt bei null an.

ChatGPT oder Angebots-Agent: der Vergleich

	ChatGPT im Firmenkonto	Eigener Angebots-Agent
Kennt Ihre Preise und Leistungen	Nein, Sie liefern sie jedes Mal mit	Ja, aus der Wissensbasis
Startet von selbst	Nein, jemand öffnet den Chat	Ja, bei einer Anfrage im Postfach
Fragt nach, was fehlt	Nur, wenn Sie es verlangen	Ja, nach festen Regeln
Ergebnis	Text im Chat	PDF im Briefkopf, zur Freigabe
Lernt aus Korrekturen	Nein	Ja, Korrekturen fließen in die Wissensbasis
Kosten	rund 25 US-Dollar je Nutzer und Monat	Einmaliger Festpreis, geringe laufende Kosten

Wann sich ein eigener Agent lohnt

ChatGPT reicht, wenn Sie ein, zwei Angebote pro Woche schreiben, die Positionen überschaubar sind und eine Person den Überblick hat. Ein eigener Angebots-Agent lohnt sich, sobald einer dieser Punkte zutrifft:

Sie schreiben drei bis fünf Angebote pro Woche oder mehr.
Mehrere Personen schreiben Angebote, und sie sollen gleich klingen und gleich rechnen.
Ihre Preisliste hat mehr als ein paar Dutzend Positionen oder Sie vergleichen Lieferantenpreise.
Ein Angebot dauert heute länger als eine halbe Stunde, und das meist abends.

Wie so ein Agent in einem Dachdeckerbetrieb eingeführt wurde, steht im Praxisfall. Was er kostet, im Artikel Was kostet ein KI-Agent?. Und wer erst einmal lernen will, ChatGPT im Team sauber zu nutzen, ist im KI-Führerschein richtig.

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FAQ: Häufige Fragen

Kann ChatGPT ein komplettes Angebot mit Preisen schreiben?

Den Text ja, die Preise nein. ChatGPT kennt Ihre Preisliste nicht und erfindet im Zweifel plausible Zahlen. Positionen und Preise tragen Sie selbst ein oder geben sie im Prompt vor. Jede Zahl im Ergebnis prüfen Sie, bevor das Angebot rausgeht.

Darf ich Kundendaten in ChatGPT eingeben, um eine Mail zu schreiben?

In ein privates Konto nicht. In einem Firmenkonto mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung nur, was die Aufgabe braucht. Für einen Mail-Entwurf reichen meist Anrede und Anliegen, der Name kann ein Platzhalter bleiben.

Ab wann lohnt sich ein eigener Angebots-Agent statt ChatGPT?

Als Faustregel: ab drei bis fünf Angeboten pro Woche, wenn mehrere Personen Angebote schreiben, wenn Ihre Preisliste mehr als ein paar Dutzend Positionen hat oder wenn ein Angebot heute länger als eine halbe Stunde dauert. Dann zahlt sich eine Wissensbasis aus, die der Agent kennt.

Über die Autoren

Philipp Mick

Gründer von luminAIre

Leitet die Seminare und übersetzt KI ins Tagesgeschäft von Betrieben im Saarland.

Max Mick