Praxisfall: Ein Dachdeckerbetrieb lässt Angebote von der KI vorbereiten.

Der Betrieb und das Problem

Ein Dachdeckerbetrieb im Saarpfalz-Kreis, geführt vom Inhaber, der tagsüber selbst auf den Dächern steht. Anfragen kamen per Mail an eine private Adresse, Angebote entstanden abends nach der Baustelle, jedes einzeln von Hand.

Der Wunsch des Inhabers war konkret, ohne dass er das Wort „Agent“ benutzt hätte: eine zentrale Stelle für sein Firmenwissen, ein Postfach, das sich selbst sortiert, und ein Generator für Angebote.

Was eingerichtet wurde

• Ein geschäftliches Postfach. Bisher lief alles über eine private Adresse. Der erste Schritt war ein Firmenpostfach auf der eigenen Domain mit Weiterleitung, damit die KI überhaupt mitlesen darf und Kundendaten nicht in einem Privatkonto landen.
• Ein Mail-Agent. Er liest den Posteingang, erkennt Anfragen, Lieferantenpost und Rechnungen, sortiert nach Dringlichkeit und bereitet Antworten auf Standardanfragen vor.
• Eine Wissensbasis. Leistungen, Preise, Textbausteine und Vorlagen des Betriebs. Das ist der Teil, der am längsten dauert, und der Teil, von dem alles andere abhängt.
• Ein Angebots-Agent. Aus Anfrage und Notizen des Inhabers stellt er die Positionen aus der Wissensbasis zusammen, fragt nach, was fehlt, und legt den Entwurf als PDF im Briefkopf vor. Verschickt wird nur, was der Inhaber freigegeben hat.

Eine Schnittstelle zu einer Handwerkersoftware spielte in diesem Projekt keine Rolle. Wo eine Branchensoftware im Einsatz ist, arbeiten wir meist mit einem Export der Preisliste, siehe KI fürs Handwerk.

Wie die Einführung lief

Vom Betrieb brauchten wir in diesen zwei Wochen: einen Ansprechpartner, Zugänge, die Unterlagen für die Wissensbasis und kurze Rückmeldungen zu den ersten Entwürfen. Den Rest haben wir erledigt.

Was sich im Alltag geändert hat

• Anfragen liegen nicht mehr ungelesen. Der Posteingang ist morgens sortiert, Standardfragen haben einen Antwortentwurf.
• Angebote entstehen aus dem Firmenwissen, nicht aus dem letzten Angebot, das zufällig ähnlich war. Positionen und Preise sind konsistent.
• Der Inhaber prüft statt zu tippen. Die Abendarbeit ist nicht verschwunden, aber aus Schreiben ist Lesen und Freigeben geworden.
• Kundendaten liegen im Firmenkonto, nicht mehr in einer privaten Adresse. Das war ein Nebeneffekt, aber kein kleiner.

Was wir messen

Wir könnten hier „80 % Zeitersparnis“ schreiben. Das tun wir nicht, weil wir es noch nicht gemessen haben. Was wir mit dem Betrieb festhalten, ist einfach:

• Minuten pro Angebot, vorher und heute, vom Lesen der Anfrage bis zum Versand.
• Zeit bis zur ersten Antwort auf eine Anfrage.
• Anteil der Entwürfe, die der Inhaber ohne Änderung freigibt.

Sobald diese Zahlen über einige Wochen stabil sind, ergänzen wir sie hier und auf der Seite zur Firmen-KI. Bis dahin steht hier, was eingerichtet wurde und wie lange es gedauert hat. Das sind die Zahlen, die wir heute belegen können.

Was wir gelernt haben

• Erst das Postfach, dann der Agent. Eine private Mailadresse als Geschäftsadresse ist im Handwerk normal. Für eine KI, die mitliest, geht das nicht. Das Firmenpostfach gehört an den Anfang jedes Projekts.
• Die Wissensbasis entscheidet. Der Agent ist nur so gut wie die Preise und Texte, die er kennt. Das Gespräch mit dem Inhaber über seine Leistungsliste hat mehr gebracht als jede technische Feinheit.
• Die ersten echten Fälle sind Teil der Einführung. Was der Inhaber in der ersten Woche korrigiert hat, hat die Agenten mehr verbessert als alle Tests vorher. Deshalb planen wir die Nachschärfung fest ein.
• Klein anfangen geht schnell. Zwei Agenten, ein Ansprechpartner, zwei Wochen. Mehr Agenten kommen später auf dieselbe Wissensbasis, wenn der Betrieb es will.

Passt das zu Ihrem Betrieb?

Wenn Angebote und Anfragen bei Ihnen jede Woche mehrere Stunden kosten und über eine oder zwei Personen laufen, ist die Ausgangslage dieselbe wie hier. Was es bei Ihnen kostet, steht im Artikel Was kostet ein KI-Agent?, und ob das Saarland das Projekt fördert, auf der Seite zur KI-Förderung im Saarland. Den Rest klären wir in einem kostenlosen Erstgespräch, in dem wir Ihnen unser eigenes System zeigen.

Weiterlesen

• KI fürs Handwerk: Dachdecker, Fensterbau, Bau
• Der Angebots-Agent: so entsteht ein Angebot
• KI-Agenten im Mittelstand: Was heute realistisch ist

FAQ: Häufige Fragen

Warum steht der Name des Betriebs nicht dabei?

Weil wir Kunden erst nennen, wenn sie schriftlich zugestimmt haben. Die Freigabe ist angefragt. Bis dahin bleibt es beim Dachdeckerbetrieb aus der Saarpfalz.

Lief das Projekt mit Förderung?

Nein. Der Betrieb hat ohne Förderantrag beauftragt und konnte deshalb sofort starten. Im Saarland fördert DigitalInvest KMU Vorhaben ab 3.000 € netto, dann liegt zwischen Angebot und Start die Wartezeit bis zum Förderbescheid.

Was musste der Betrieb selbst beisteuern?

Einen Ansprechpartner, die Zugänge, Leistungen und Preise für die Wissensbasis und ein paar alte Angebote als Vorlage für Ton und Aufbau. Dazu kurze Rückmeldungen in den ersten Tagen, aus denen wir die Agenten nachgeschärft haben.

Über die Autoren

Wir schreiben hier auf, was wir in Seminaren und Projekten mit Betrieben lernen. Mehr über uns: Philipp und Max Mick, die Gründer von luminAIre.

Anonymisiert, bis der Betrieb der Nennung zugestimmt hat. Daten aus dem Projektverlauf, Stand 1. November 2026. Kennzahlen ergänzen wir, sobald sie gemessen sind.