ChatGPT im Unternehmen: Version, Kosten, Regeln

Das Wichtigste in 60 Sekunden

Firmenkonto statt Privat-Login: Ab zwei Nutzern ist ChatGPT Business die richtige Version. Kostet pro Kopf etwa so viel wie Plus.
Preis: rund 25 US-Dollar pro Nutzer und Monat, rund 20 bei Jahreszahlung (Stand November 2026).
Daten: Im Firmenkonto werden Ihre Inhalte laut Anbieter nicht zum Training genutzt, und Sie bekommen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Regeln: keine Kundendaten in Privatkonten, Ergebnisse prüfen, eine Richtlinie auf einer Seite, Team schulen.

Die Versionen im Überblick

ChatGPT gibt es in vier Stufen, die für Unternehmen relevant sind. Die Preise sind Listenpreise des Anbieters, Stand November 2026, und ändern sich regelmäßig.

Version	Für wen	Preis	Was Sie wissen sollten
Free	Privat, zum Ausprobieren	0 €	Eingeschränkte Nutzung. Eingaben können zum Training verwendet werden, wenn man das nicht in den Einstellungen abschaltet. Kein Vertrag mit dem Unternehmen.
Plus	Einzelpersonen	rund 20 US-Dollar im Monat	Volle Leistung, aber ein Privatvertrag. Der Mitarbeiter ist Vertragspartner, nicht Ihre Firma. Training-Nutzung muss ebenfalls abgeschaltet werden.
Business	Teams ab 2 Nutzern	rund 25 US-Dollar je Nutzer und Monat, rund 20 bei Jahreszahlung	Firmenvertrag, Inhalte werden laut Anbieter nicht zum Training verwendet, zentrale Verwaltung, Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Die Version für die meisten Betriebe.
Enterprise	Große Organisationen	auf Anfrage	Längere Vertragslaufzeit, mehr Verwaltung und Sicherheit, Mindestabnahme. Für die meisten Mittelständler zu groß.

Microsoft Copilot und andere Anbieter folgen demselben Muster: ein privater Tarif, ein Firmentarif mit Vertrag und Verwaltung. Die Regeln in diesem Artikel gelten für alle.

Warum Privat-Logins im Betrieb ein Problem sind

In unseren Seminaren fragen wir, wer ChatGPT schon beruflich nutzt. Fast alle Hände gehen hoch. Dann fragen wir, wer ein Firmenkonto hat. Fast alle Hände gehen runter. Das ist der Normalfall, und er hat vier Haken:

Ihre Firma ist nicht Vertragspartner. Der Mitarbeiter hat einen Vertrag mit dem Anbieter, Sie nicht. Ohne Vertrag zur Auftragsverarbeitung dürfen dort keine personenbezogenen Daten verarbeitet werden, und Kundennamen, Adressen und Mails sind personenbezogen.
Training ist Standardeinstellung. Bei Free und Plus kann der Anbieter Eingaben zum Verbessern seiner Modelle nutzen, wenn der Nutzer das nicht abschaltet. Ob Ihr Mitarbeiter das getan hat, wissen Sie nicht.
Der Verlauf geht mit. Verlässt ein Mitarbeiter die Firma, bleiben alle Gespräche, Vorlagen und hochgeladenen Dateien in seinem privaten Konto. Sie haben keinen Zugriff und keine Löschmöglichkeit.
Niemand weiß, was gilt. Ohne Firmenkonto gibt es meist auch keine Regel, was eingegeben werden darf. Jeder entscheidet selbst, meist nach Gefühl.

Was ein Firmenkonto anders macht

Ihre Inhalte bleiben Ihre Inhalte. Im Business-Tarif werden Eingaben und Dateien nach Angaben des Anbieters standardmäßig nicht zum Training der Modelle verwendet.
Sie bekommen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Das ist die Voraussetzung, um überhaupt personenbezogene Daten verarbeiten zu dürfen. Prüfen Sie ihn mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, wenn Sie einen haben.
Sie verwalten die Zugänge. Mitarbeiter kommen rein und wieder raus, Vorlagen und eigene Assistenten gehören dem Unternehmen, nicht der Person.
Sie können Regeln durchsetzen. Welche Zusatzfunktionen erlaubt sind, wer Dateien hochladen darf, ob Verläufe geteilt werden: Das lässt sich im Firmenkonto einstellen.

Der Aufpreis gegenüber Plus ist klein. Der Unterschied in der Haftung ist groß.

Was erlaubt ist: vier Regeln fürs Team

Ein Firmenkonto allein macht die Nutzung nicht sicher. Vier Regeln, die in jeden Betrieb passen:

Keine Kundendaten in Privatkonten. Weder Namen noch Adressen, Mails, Angebote oder Verträge. Wer privat testet, testet mit erfundenen Daten.
Im Firmenkonto nur, was die Aufgabe braucht. Ein Angebotstext braucht keine Geburtsdaten. Gesundheitsdaten, Gehälter und Betriebsgeheimnisse bleiben draußen, solange nicht ausdrücklich geregelt ist, dass sie rein dürfen.
Ergebnisse prüfen, bevor sie das Haus verlassen. ChatGPT erfindet Zahlen, Quellen und Paragraphen mit großer Überzeugung. Was an Kunden geht, liest ein Mensch gegen.
Eine Richtlinie auf einer Seite. Welche Werkzeuge sind freigegeben, welche Daten sind tabu, wer ist Ansprechpartner. Mehr braucht es am Anfang nicht. Ein Muster steht im Artikel KI-Richtlinie für Mitarbeiter.

Die ausführliche Fassung mit sieben Regeln steht im Artikel ChatGPT im Unternehmen: 7 Datenschutz-Regeln für Mitarbeitende. Dass Sie Maßnahmen für die KI-Kompetenz Ihres Teams ergreifen, verlangt seit Februar 2025 auch Artikel 4 des EU AI Act, seit Juli 2026 in weicherer Fassung. In welcher Form, ist Ihnen überlassen.

Rechenbeispiel für zehn Mitarbeiter

Ein Betrieb mit zehn Personen, die ChatGPT regelmäßig nutzen, zahlt im Business-Tarif bei Jahreszahlung rund 200 US-Dollar im Monat, bei monatlicher Zahlung rund 250. Das sind pro Kopf weniger als eine Arbeitsstunde. Wenn jede Person damit pro Woche eine Stunde spart, hat sich das Konto am ersten Arbeitstag des Monats bezahlt.

Die Rechnung kippt nur, wenn niemand weiß, wie man das Werkzeug sinnvoll nutzt. Dann zahlen Sie für zehn Lizenzen, von denen drei benutzt werden. Deshalb gehört zum Firmenkonto eine Schulung, etwa der KI-Führerschein für das Team: Prompt-Formel, Datenschutzregeln, eigene Aufgaben, in drei Stunden.

Was ChatGPT nicht ist: Ihre Firmen-KI

Ein Firmenkonto ist der richtige erste Schritt. Es löst aber ein Problem nicht: ChatGPT kennt Ihre Firma nicht. Es weiß nicht, was Sie anbieten, was es kostet und wie Sie Ihre Kunden anschreiben. Jede Aufgabe fängt bei null an, und jemand muss sie starten.

Eine Firmen-KI ist der nächste Schritt: eine Wissensbasis aus Ihren Preisen, Texten und Abläufen, darauf Agenten, die feste Aufgaben vorbereiten, Angebote etwa oder den Posteingang, und ein Mensch, der freigibt. Was das kostet, steht im Artikel Was kostet ein KI-Agent?. Wann sich der Schritt lohnt und wann ChatGPT reicht, im Artikel Angebote und E-Mails mit ChatGPT schreiben.

Weiterlesen

FAQ: Häufige Fragen

Welche ChatGPT-Version braucht ein kleines Unternehmen?

Sobald mehr als eine Person im Betrieb ChatGPT beruflich nutzt, ein Firmenkonto (ChatGPT Business, ab zwei Nutzern). Es kostet pro Nutzer etwa so viel wie das private Plus-Abo, Ihre Inhalte werden nach Angaben des Anbieters nicht zum Training verwendet, und Sie können Zugänge zentral verwalten und entziehen.

Was kostet ChatGPT für Unternehmen?

ChatGPT Business kostet nach Angaben des Anbieters rund 25 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei monatlicher Zahlung, rund 20 US-Dollar bei jährlicher Zahlung, mindestens zwei Nutzer. Enterprise gibt es auf Anfrage. Preise Stand November 2026, verbindlich ist die Preisseite des Anbieters.

Dürfen Mitarbeiter Kundendaten in ChatGPT eingeben?

In ein privates Konto: nein. In ein Firmenkonto mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung: nur, wenn es für die Aufgabe nötig ist und Ihre interne Richtlinie es erlaubt. Die sieben Regeln dazu stehen im Artikel ChatGPT im Unternehmen: 7 Datenschutz-Regeln.

Müssen wir das Team schulen, wenn wir ChatGPT einführen?

Der EU AI Act verlangt seit 2025 Maßnahmen, die die KI-Kompetenz der Mitarbeiter fördern. Das Format ist frei. Eine Schulung wie der KI-Führerschein ist eine solche Maßnahme, das Zertifikat dokumentiert sie. Unabhängig vom Gesetz: Ein Team, das weiß, was es eingeben darf und wie es Fehler erkennt, spart Ihnen Ärger.

Über die Autoren

Philipp Mick

Gründer von luminAIre

Leitet die Seminare und übersetzt KI ins Tagesgeschäft von Betrieben im Saarland.

Max Mick