Schulungsnachweis KI-Kompetenz: Was Unternehmen dokumentieren sollten.

Warum überhaupt dokumentieren

Artikel 4 der KI-Verordnung verpflichtet Unternehmen, Maßnahmen für die KI-Kompetenz ihres Personals zu ergreifen. Er sagt nicht, wie das nachzuweisen ist. Aber die Verordnung funktioniert wie die DSGVO nach dem Prinzip der Rechenschaft: Wer Pflichten hat, muss belegen können, dass er sie erfüllt. Die Marktüberwachungsbehörden, in Deutschland voraussichtlich koordiniert von der Bundesnetzagentur, werden im Zweifel genau danach fragen.

Es gibt noch einen zweiten, praktischeren Grund: Ohne Dokumentation wissen Sie selbst nicht, wer geschult ist. Neue Mitarbeitende rutschen durch, Auffrischungen werden vergessen, und beim nächsten Tool-Wechsel beginnt die Diskussion von vorn. Die Dokumentation ist zuerst ein Werkzeug für Sie, erst dann ein Nachweis für andere.

Was in den Nachweis gehört

Sechs Angaben, mehr braucht es nicht. Sie beantworten die Fragen, die eine Behörde oder ein Auditor stellen würde:

1. Wer: Name und Rolle oder Abteilung. Die Rolle ist wichtig, weil Artikel 4 die Tiefe der Schulung vom Einsatzkontext abhängig macht.
2. Wann: Datum der Schulung und Datum der nächsten geplanten Auffrischung.
3. Was: Inhalte in Stichworten. „KI-Schulung“ reicht nicht, „Grundlagen und Grenzen, Datenschutz-Regeln, Prompt-Methode, eigener Use-Case“ schon.
4. Wie lange: Dauer in Stunden. Sie macht plausibel, dass die Inhalte tatsächlich vermittelt wurden.
5. Durch wen: Anbieter oder interne Trainerin, mit Name. Bei externen Anbietern zusätzlich das Zertifikat ablegen.
6. Womit: Verweis auf Material und Richtlinie, zum Beispiel „Handout V2, KI-Richtlinie V1.0“. So ist belegt, dass die Schulung den eigenen Kontext behandelt hat.

Welche Inhalte eine Schulung abdecken sollte, damit die Spalte „Was“ Substanz hat, steht im Artikel KI-Kompetenz nach Artikel 4: Was sollte eine Mitarbeiterschulung enthalten?

Muster-Tabelle: Schulungsnachweis KI-Kompetenz

Diese Tabelle können Sie direkt in Excel oder eine Personalakte übernehmen. Eine Zeile pro Person und Schulung, die Beispielzeilen zeigen die erwartete Detailtiefe.

Zusätzlich lohnt ein zweites, kurzes Blatt mit den Rahmendaten: aktuelle Version der KI-Richtlinie, Liste der freigegebenen Tools, Name der Ansprechperson und Datum der letzten Überprüfung. Zusammen mit der Tabelle ist das die vollständige Dokumentation.

Was ein Teilnahmezertifikat leisten muss

Zertifikate externer Anbieter sind praktisch, weil sie die Spalten der Tabelle füllen. Das tun sie aber nur, wenn sie mehr enthalten als Name und „bestanden“. Prüfen Sie vor der Buchung, ob das Zertifikat diese Angaben enthält:

• Name der Teilnehmerin oder des Teilnehmers
• Datum und Dauer der Schulung
• Inhalte in Stichworten, idealerweise mit Bezug zu Artikel 4
• Format (Präsenz, Live-Online, Selbstlernkurs)
• Anbieter, Name der Trainerin oder des Trainers, Unterschrift

Ein PDF mit Logo und Namen, aber ohne Inhalte und Dauer, müssen Sie selbst ergänzen, sonst ist der Nachweis lückenhaft. Worauf Sie bei Online-Zertifikaten sonst noch achten sollten, steht im Artikel KI-Führerschein: Online-Kurs oder Präsenz?

Aufbewahrung und Ablage

Die KI-Verordnung nennt keine Aufbewahrungsfrist für Schulungsnachweise. Orientierung geben vergleichbare Pflichten: Unterweisungsnachweise im Arbeitsschutz werden üblicherweise mindestens zwei bis drei Jahre aufbewahrt, Nachweise zu Datenschutzschulungen oft länger. Unsere Empfehlung: mindestens drei Jahre nach der Schulung, bei laufendem Beschäftigungsverhältnis durchgehend, da die Nachweise aufeinander aufbauen.

Ablage: zentral, nicht in den Postfächern einzelner Führungskräfte. Ein Ordner im Dokumentenmanagement oder in der Personalakte, Zugriff für Geschäftsführung, HR und Datenschutz. Die Tabelle selbst enthält personenbezogene Daten der Mitarbeitenden und unterliegt damit der DSGVO: Zugriff begrenzen, Zweck dokumentieren, nach Ablauf löschen.

Drei Fehler, die Nachweise wertlos machen

• Zertifikat ohne Inhalte. „Hat am KI-Kurs teilgenommen“ belegt nicht, dass der Einsatzkontext behandelt wurde. Inhalte und Dauer nachtragen, sonst zählt der Nachweis nur halb.
• Schulung ohne Richtlinie. Wenn die Spalte „Material / Richtlinie“ leer bleibt, fehlt der Beleg, dass es überhaupt Regeln gibt, in die geschult wurde. Wie die Richtlinie auf eine Seite passt, steht im Artikel KI-Richtlinie für Mitarbeiter: Muster auf einer Seite.
• Liste, die niemand pflegt. Eine Tabelle vom ersten Schulungstag, die danach nie wieder angefasst wurde, dokumentiert vor allem, dass die Auffrischung ausgefallen ist. Wiedervorlage eintragen, Verantwortliche benennen.

So führen Sie den Nachweis in 30 Minuten ein

1. Tabelle anlegen, Spalten wie oben. Zehn Minuten.
2. Alle bisherigen Schulungen nachtragen, auch informelle. Wer hat wann an welcher Einführung teilgenommen? Lieber ehrlich lückenhaft als gar nicht.
3. Verantwortliche Person und Ablageort festlegen, Wiedervorlage in zwölf Monaten eintragen.
4. Bei der nächsten Schulung die Zeilen direkt im Anschluss ausfüllen, Zertifikate ablegen, Kenntnisnahme der Richtlinie einsammeln.

Beim KI-Führerschein bekommen Sie pro Teilnehmer ein Zertifikat mit Inhalten, Dauer, Datum und Format sowie eine Teilnehmerliste, die Sie direkt in die Tabelle übernehmen können.

Weiterlesen

• KI-Kompetenz nach Artikel 4: Was sollte eine Mitarbeiterschulung enthalten?
• KI-Führerschein: Online-Kurs oder Präsenz? Was Artikel 4 wirklich verlangt
• KI-Richtlinie für Mitarbeiter: Muster auf einer Seite
• KI-Schulung Kosten 2026: Was Unternehmen realistisch zahlen

FAQ: Häufige Fragen

Reicht eine Teilnehmerliste als Nachweis?

Als Minimum ja, wenn sie Datum, Dauer, Inhalte und Durchführende enthält. Besser ist eine Zeile pro Person mit Rolle, Material und dem Termin der nächsten Auffrischung, weil Artikel 4 die Schulungstiefe vom Einsatzkontext abhängig macht.

Wer muss den Nachweis unterschreiben?

Niemand muss. Sinnvoll ist die Unterschrift der Durchführenden auf dem Zertifikat und die Bestätigung der Kenntnisnahme der KI-Richtlinie durch die Mitarbeitenden. Beides macht den Nachweis belastbarer.

Wie lange müssen KI-Schulungsnachweise aufbewahrt werden?

Die KI-Verordnung nennt keine Frist. Empfehlung: mindestens drei Jahre nach der Schulung, bei laufendem Beschäftigungsverhältnis durchgehend, analog zu Unterweisungsnachweisen im Arbeitsschutz.

Ist ein Zertifikat für Artikel 4 Pflicht?

Nein. Die EU-Kommission hat klargestellt, dass Artikel 4 kein Zertifikat verlangt. Ein Zertifikat ist eine praktische Form des Nachweises, kein Pflichtstück. Entscheidend ist, dass Inhalte, Dauer, Datum und Teilnehmer dokumentiert sind.